Käsite "sokea kopio" opimme olemaan tekemättä typeriä asioita. Yrityskirjeenvaihdon säännöt Lisäyhteyshenkilö lähettää minulle kopion

Jotta voit tehdä ostoksia verkossa englanninkielisillä kaupankäyntialustoilla: eBay-huutokauppa, Amazon-hypermarket, kiinalainen Aliexpress ja sadat muut, täydellinen englannin kielen taito ei ole ollenkaan välttämätöntä. Tuotekuvaukset voidaan kääntää automaattisella kääntäjällä, kuten translate.ru, tai voit yksinkertaisesti käyttää mitä tahansa hakukonetta löytääksesi samanlaisen tuotteen Internetin venäjänkielisestä segmentistä jo käännetyllä kuvauksella. Kirjeenvaihto eBay-myyjien ja verkkokauppojen henkilökunnan kanssa perustuu yleensä vakiolauseisiin.

Olemme yrittäneet koota pienen "lausekirjan", joka sisältää joukon yleisimmin käytettyjä lauseita ja ilmaisuja, joita voit käyttää tyypillisissä tilanteissa. Lauseet on laadittu mahdollisimman yksinkertaisesti, jotta voit tarvittaessa aina "konstruoida" haluamasi kirjaimen.

1. Kohteliaisuus ei tee pahaa missään tilanteessa. Yritä aina aloittaa viestisi tervehdyksellä ja lopettaa hyvästit ja allekirjoitus.
2. Kirjeen tulee aina olla täsmällinen; muista, että henkilöt, joihin osoitat, et yleensä ole ainoa asiakas. Ilmoita siksi aina sen tuotteen tunniste, jota kirje koskee: tämä voi olla eränumero eBayssa, tuotteen sisäinen numero verkkokaupassa tai viimeisenä keinona syöttää tavallinen URL-osoite - linkki tuotteeseen. Kirjeessä sanan tuote - tuote jälkeen voit aina lisätä numeron tai linkin suluissa.
3. Jos englannin kielen taitosi jättää paljon toivomisen varaa, sinun ei pitäisi rakentaa monimutkaisia ​​rakenteita. Tässä tapauksessa lyhyys on vahvuutesi. Käytä yksinkertaisia ​​lauseita.
4. Epäkunnioitus, töykeys, töykeys, uhkaukset eivät koskaan tuota mitään hyötyä. Älä koskaan ”polta viimeistä siltaa” loukkauksilla edes vaikeimmassa ja toivottomassa tilanteessa. Tämä ei ole etujesi mukaista - koska kaikki voi muuttua. eBayssa töykeys ja loukkaukset ovat rangaistavaa, ja uhkaukset voivat johtaa käyttäjän tilin estämiseen.
5. Yritä tehdä kirjeestä perusteltu. Älä esitä perusteettomia lausuntoja, lausuntoja tai esitä kohtuuttomia vaatimuksia. Tue kaikkea kirjoittamaasi faktoilla.

Sähköpostimallit ja vakiolausekkeet muilla kielillä

Vakiolausekkeet

Venäjän kieli	Englanti
Hyvä myyjä	Hyvä myyjä
Rakas / arvostettu	Hyvä herra / rouva
Voitin tavarat	Olen voittanut tuotteet
Ostin tuotteen (tuotteet)	Olen ostanut tuotteen (tuotteet)
Toivottaen	Parhain terveisin
Toivottaen	Ystävällisin terveisin
Olen todella pahoillani.	Olen todella pahoillani.
Loistava.	Loistava.
Olen tehnyt ostoksia eBayssa monta kertaa aiemmin ja minulla on hyviä arvosteluja profiilissani, kuten näet.	Olen jo ostanut tuotteita eBaysta ja profiilissani on hyvää palautetta, kuten näette.
Yritin ottaa sinuun yhteyttä, mutta en saanut vastausta.	Yritin ottaa sinuun yhteyttä, mutta en ole saanut vastausta.

Kysymyksiä ostetusta tuotteesta

Venäjän kieli	Englanti
Lähetä minulle lisää kuvia tästä tuotteesta. Mieluiten hyvällä resoluutiolla.	Pyydän ystävällisesti lähettämään minulle muutaman lisäkuvan tästä tuotteesta. Valokuvia kannattaa lähettää korkearesoluutioisina.
Voitko antaa minulle lisätietoja tästä tuotteesta?	Voisitteko antaa minulle lisätietoja tästä tuotteesta?
Mistä tämä tuote on ostettu?	Mistä tämä tuote on ostettu?
Milloin tämä tuote on ostettu?	Milloin tämä tuote on ostettu?
Missä kunnossa tämä tuote on?	Mikä on tämän kohteen tila?
Miksi päätit myydä tämän tuotteen?	Miksi päätit myydä tämän tuotteen?
Missä maassa tämä tuote on valmistettu?	Missä maassa tämä tuote on valmistettu?
Onko sinulla asiakirjaa, joka vahvistaa tämän tuotteen ostopäivän ja -paikan (kassakuitti/lasku)?	Onko sinulla asiakirja, joka vahvistaa tämän tuotteen ostopäivän ja -paikan (kassakuitti / lasku)?
Onko sinulla takuukortti tälle tuotteelle? Voitko lähettää minulle kopion siitä?	Onko sinulla takuuhuoltokuponki tälle tuotteelle? Voisitko ystävällisesti lähettää minulle kopion siitä?
Tuleeko sen mukana ohjelmistolevy?	Toimitatko levylle ohjelmiston?
Mikä pääohjelmisto on tällä hetkellä asennettuna?	Mikä perusohjelmisto on nyt asennettu?
Laitteen sarjanumero?	Mikä on laitteen sarjanumero?
Onko mukana kotelo?	Tarjoatko tapauksen?
Tuleeko sarjan mukana asennussarja?	Toimitatko täydellisen kiinnityssarjan?
Sisältyykö laturi pakkaukseen?	Tarjoatko laturia?
Lähetä minulle kuvia tämän tuotteen tietotarrasta, jossa näkyy alkuperämaa / kankaan koostumus / koko / virtalähteen erittely / sarjanumero.	Ole hyvä ja lähetä minulle kuvat tämän tuotteen tietolipusta, josta voisin selvittää maan-valmistajan / kankaan rakenteen / koon / tehoyksikön teknisen tiedot / sarjanumeron.
Onko tämä esine pesty vai kemiallisesti puhdistettu?	Onko tämä tuote pesty vai kemiallinen?
Oletko lähettänyt tämän tuotteen ateljeeseen/korjaamoon korjattavaksi/säädettäväksi kehosi (pituus) mukaiseksi?	Oletko vienyt tämän tuotteen ateljeeseen / korjaamoon korjattavaksi / korin (korkeus) muuttamiseksi?
Onko tämä tuote valmistettu nahasta vai keinonahasta?	Onko tämä tuote tehty nahasta vai keinonahasta?
Onko tämä tuote valmistettu kokonaan nahasta vai onko siinä keinonahkaa/kangasosia?	Onko tämä tuote kokonaan nahkaa vai onko siinä keinonahkaa/kangasta?
Onko tässä tuotteessa näkyviä/piilotettuja vikoja?	Onko tässä tuotteessa näkyviä/piilotettuja vikoja?
Voitko mitata pohjallisen pituuden?	Voisitko mitata pohjallisen pituuden?
Kuinka kauan tämä tuote on ollut käytössä (käytetty)?	Kuinka kauan tämä tuote oli käytössä (käytetty)?
Miten arvioisit tämän tuotteen kunnon asteikolla kymmenen (0 - kauhea, 10 - täydellinen)?	Miten arvioisit tämän esineen kunnon kymmenen pisteen järjestelmässä (0 - hirveästi, 10 - moitteettomasti)?
Onko tämä tuote upouusi, ja siinä on merkinnät/tunnisteet/tarrat valmistajan pakkauksessa?	Onko tämä tuote täysin uusi etiketeillä / tarroilla / tarroilla valmistajan laatikossa?
Onko tämän laitteen virtalähde suunniteltu 110 tai 220 voltille? Vai onko se universaali 110-220?	Onko tämän laitteen tehoyksikkö nimellisjännite 110 vai 220 volttia? Vai onko yleisjännite 110-220V?
Onko tämän laitteen mukana eurooppalainen tai yhdysvaltalainen virtapistoke?	Toimitetaanko tämän laitteen mukana eurooppalaisen tai yhdysvaltalaisen standardin mukainen pistoke?
Kuinka kauan tämä laite on ollut käytössä?	Kuinka kauan tämä laite on ollut käytössä?

Maksu tavaroista

Venäjän kieli	Englanti
Olen voittanut seuraavat erät (erän numerot #), pyydän lähettämään minulle kokonaislaskun maksua varten. Toimitus USPS EMS:n kautta (USPS Priority, Royal Mail).	Olen ostanut seuraavat tuotteet: #. Pyydän ystävällisesti lähettämään minulle yleislaskun. Toimitus USPS EMS:n kautta (USPS Priority, Royal Mail).
Ostin teiltä seuraavat tuotteet (eränumerot #), pyydän yhdistämään ne yhdeksi paketiksi ja lähettämään minulle yhteisen laskun maksua varten.	Olen ostanut seuraavat tuotteet: #. Pyydän ystävällisesti yhdistämään ne yhdeksi paketiksi ja lähettämään minulle yleislaskun.
Ostin sinulta tuotteen (erä #), en ole vielä maksanut siitä, koska aion ostaa myös (erä #). Voitko lykätä maksua ja jos voitan tämän erän (erä #), yhdistää kaikki tavarat yhdeksi paketiksi ja lähettää minulle kokonaislaskun maksua varten?	Olen ostanut tuotteen # , enkä ole vielä maksanut siitä, koska aion ostaa toisen tuotteen #. Voisitteko lykätä maksua ja jos voitan tuotteen # , yhdistää kaikki tuotteet yhdeksi paketiksi ja lähettää minulle kokonaislaskun?
Valitettavasti minulla on maksuvaikeuksia, voinko pyytää maksun lykkäystä.... päiväksi?	Valitettavasti minulla on ongelmia maksun kanssa, voinko pyytää ... päivän viivästystä?
Valitettavasti en voi lähettää maksua, lähetä minulle Paypal-tunnuksesi, jotta voin lähettää varat suoraan tililtäni.	Valitettavasti en voi lähettää maksua. Ole hyvä ja lähetä minulle Paypal-tunnuksesi, jotta voin lähettää rahaa suoraan tililtäni.
Voinko maksaa tavarat muilla tavoilla kuin Paypalilla?	Onko mahdollista maksaa eri tavalla kuin Paypalilla?
Voinko maksaa kautta (kansainvälinen pankkisiirto, Paypal)?	Voinko maksaa kautta (kansainvälinen pankkisiirto, Paypal)?
Lähetä minulle pankkitiedot.	Voisitko lähettää minulle pankkitilin tiedot?
ALV on palautettava Paypal (kortti) tililleni.	ALV-arvo on palautettava Paypal (luottokortti) tililleni.
En voi maksaa ostostani PayPalin kautta, koska tämä verkkomaksujärjestelmä ei toimi maani asukkaiden kanssa.	En voi maksaa ostosta Paypalin kautta, koska tämä verkkomaksujärjestelmä ei toimi maani kansalaisten kanssa.

Toimitus. Vakuutus. tulli

Venäjän kieli	Englanti
Toimitus.	Toimitus.
Vakuutus.	Vakuutus.
tulli.	Tullit.
Olen kiinnostunut ostamaan tuotteesi, mutta huomaan, että et lähetä tilauksia asuinmaahan (Venäjä, Ukraina). Voitko tehdä minulle poikkeuksen ja lähettää minulle tuotteet EMS:n (Priority, Royal Mail) kautta?	Olen kiinnostunut ostamaan tuotteesi, mutta huomaan, että et lähetä niitä maihin, joissa asun (Venäjä, Ukraina). Voitko tehdä minulle poikkeuksen ja lähettää minulle tuotteet USPS EMS:n (USPS Priority, Royal Mail) kautta?
Pyydän sinua lähettämään paketin EMS:n (Priority, Royal Mail) kautta.	Haluaisin, että lähetät paketin USPS EMS:n (USPS Priority, Royal Mail) kautta.
Olen kiinnostunut ostamaan tuotteesi, mutta ehdotettu toimitustapa ei sovi minulle, koska se: liian kallis. sisältää korkeita tulleja. Paketti kestää liian kauan. liian epäluotettava.	Olen kiinnostunut ostamaan tuotteesi, mutta ehdottamasi toimitustapa ei ole minulle sopiva, koska: se on liian kallis. tullit ovat liian korkeat. toimitus kestää liian kauan. se on liian epäluotettava.
Voitko lähettää minulle nämä tuotteet Venäjän federaatioon (Ukraina, Kazakstan, Valko-Venäjä) EMS:n (Priority, Royal Mail) kautta?	Voisitteko lähettää nämä tuotteet Venäjälle (Ukraina, Kazakstan, Valko-Venäjä) USPS EMS:n (USPS Priority, Royal Mail) kautta?
Pyydän sinua pakkaamaan ostamani tuotteet huolellisesti. Olen valmis maksamaan tästä ylimääräistä.	Ole hyvä ja pakkaa ostetut tavarat hyvin. Olen valmis maksamaan siitä lisää.
Ostin tuotteen/tuotteet sinulta... Kerro minulle, oletko jo lähettänyt paketin?	Olen ostanut sinulta seuraavan tuotteen (tuotteet) ... Kerro minulle, jos olet jo lähettänyt paketin.
Kerro minulle koko hinta, mukaan lukien toimitus Venäjälle (Ukraina, Kazakstan, Valko-Venäjä) EMS:n (Priority, Royal Mail) ja vakuutuksen kautta.	Kerro minulle kokonaiskustannukset, mukaan lukien toimitus Venäjälle (Ukraina, Kazakstan, Valko-Venäjä) USPS EMS:n (USPS Priority Mail, Royal Mail) ja vakuutuksen kautta.
Voitko kertoa päivämäärän, jolloin lähetit paketin?	Voisitko ystävällisesti kertoa päivämäärän, jolloin paketti lähetettiin?
Lähetä minulle toimituksen seurantanumero.	Lähetä minulle seurantanumero.
Valitettavasti en ole vieläkään saanut minulle lähetettyä tuotetta.	Valitettavasti en ole vielä saanut lähetettyä tuotetta.
Haluan aloittaa paketin haun, mutta tätä varten tarvitsen skannatut kopiot lähetyskuitista ja tulli-ilmoituksesta CP22/23.	Haluaisin aloittaa pakettihaun, mutta tarvitsen lähetyssekin ja tulli-ilmoituksen CP22/23 skannatut kopiot.
Pyydän teitä ilmoittamaan tulli-ilmoituksessa seuraavan paketin arvon: ... $	Pyydän ystävällisesti ilmoittamaan tulli-ilmoituksessa paketin seuraavan arvon: ... $
Pyydän sinua lähettämään minulle tämän tuotteen "käytettynä" poistaen siitä kaikki tarrat, tagit ja hintalaput.	Ota kaikki tarrat, tarrat ja hintalaput pois ja lähetä minulle tuote "käytettynä".
Onko paketin lisävakuutus mahdollista? Summalle....	Onko paketti mahdollista vakuuttaa lisäksi? Määrään... .
En ole vieläkään saanut lähetettyä pakettia. Voitko aloittaa hänen etsintönsä ja saada vakuutuskorvauksen?	En ole vieläkään saanut lähetettyä pakettia. Voisitko aloittaa etsintä- ja vakuutuskorvauksen?
Tämä auttaa välttämään tarpeettomia tullimaksuja.	Tämä auttaa välttämään velvollisuuksia.

Välittäjät

Venäjän kieli	Englanti
Voitko lähettää nämä tuotteet Yhdysvaltoihin ystävälleni, joka lähettää sen sitten minulle? Onko se mahdollista?	Voisitteko lähettää nämä tuotteet ystävälleni Yhdysvaltoihin, joka lähettää sen minulle? Onko se mahdollista?
Ystäväni (tytäryritykseni) Yhdysvalloissa: maksaa tästä tuotteesta, saa sen osoitteeseesi, ja lähetä se sitten minulle.	Ystäväni (kumppaniyritykseni) Yhdysvalloissa: maksaa tavarasta, vastaanottaa sen osoitteeseen, lähettää sen sitten minulle.
Ystäväni (tytäryritykseni) maksaa tuotteet (Paypalin kautta).	Ystäväni (kumppaniyritykseni) maksaa tuotteet (Paypalin kautta).
Maksan tavarat itse Paypalin kautta.	Maksan tuotteet itse Paypalin kautta.

Sopimuksen peruuttaminen

Tuotetta ei vastaanotettu/ei kuvauksen mukainen. Kiistat. Palauttaa

Venäjän kieli	Englanti
Lupasit minulle täyden (osittaisen) hyvityksen ostetuista tuotteista, mutta et ole vieläkään tehnyt sitä. Voinko kysyä miksi? Milloin teet palautuksen?	Olet luvannut minulle täyden (osittaisen) rahanpalautuksen sinulta ostetuista tuotteista, mutta et ole vielä tehnyt sitä. Voinko kysyä miksi? Milloin teet palautuksen?
Joudun jättämään sinulle negatiivisen palautteen, koska en ole vieläkään saanut tuotetta (vastaanotettu tuote ei vastaa kuvausta).	Minun on annettava negatiivinen palaute, koska en ole vielä saanut tuotetta (toimitettu tuote ei vastaa kuvausta).
Voitko taata palautuskulujen korvauksen, jos saamani tuote ei ole kuvauksen mukainen?	Takaatko palautuskulujen korvauksen, jos tuote ei vastaa kuvausta?
Ostin tämän tuotteen, maksoin sen Paypalin kautta, mutta en ole vieläkään saanut sitä.	Olen ostanut tuotteen, maksanut sen PayPalin kautta, mutta en ole vielä saanut sitä.
Palauta minulle koko maksettu summa mahdollisimman pian.	Ole hyvä ja palauta minulle täysi hinta mahdollisimman pian.
Minulle lähetetty tuote ei ole kuvauksen mukainen (rikki), mutta sen lähettäminen takaisin sinulle on erittäin kallista, voinko odottaa osittaista (täyden) hyvitystä Paypal-tililleni?	Minulle toimitettu tuote ei vastaa kuvausta (se on rikki), mutta sen lähettäminen takaisin sinulle on liian kallista. Voinko pyytää osittaista (täysi) rahanpalautusta Paypal-tililleni?
Sinulta ostamani tuote kaipaa korjausta. Kuten huoltokeskuksessa minulle kerrottiin, korjaus maksaa... Voinko luottaa korjauksen summan osittaiseen hyvitykseen? (osittainen hyvitys Paypal-tililleni)?	Sinulta ostamani tuote on korjattava. Huoltokeskuksessa minulle kerrottiin, että korjaus maksaa... Voinko pyytää osittaista rahanpalautusta korjauskustannusten summaan (osittainen rahan palautus Paypal-tililleni)?
Pakkauksessa oleva tuote ei ollut se, jonka ostin.	Paketissa ei ollut ostamaani tuotetta.
Valitettavasti minun on muutettava kiista valitukseksi.	Valitettavasti minun on käännettävä riita vaatimukseksi.
Hyväksytkö tavaroiden palautukset Venäjältä (Ukraina)?	Hyväksytkö palautuslähetyksen Venäjältä (Ukraina)?

Palautteen vaihto

Vakiolausekkeet positiiviselle palautteelle

Venäjän kieli	Englanti
Täydellinen, totuudenmukainen kuvaus tuotteesta.	Täydellinen ja oikea kuvaus tuotteesta.
Hyvä hinta.	Hyvä hinta.
Erinomainen viestintä.	Hienoa viestintää.
Suosittelen kaikille.	Suosittelen kaikille.
Mukava asioida.	Sen kanssa on ilo käsitellä.
Ostan lisää.	aion ostaa lisää.
Todellinen ammattilainen.	Todellinen ammattilainen.
Tavara vastaa kuvausta.	Tuote vastaa kuvausta.
Tavarat vastaanotettiin mahdollisimman pian.	Tavara toimitettiin erittäin nopeasti.
Loistava myyjä.	Loistava myyjä.

Vakiolausekkeet negatiivisille arvosteluille

Venäjän kieli	Englanti
Sain tuotteen, joka ei vastannut myyjän kuvausta.	Olen vastaanottanut tuotteen, joka ei vastaa myyjän kuvausta.
Tuotetta ei ole vielä saapunut.	En ole vieläkään saanut tuotetta.
Ostetun tuotteen toimituksessa oli viive.	Ostetun tuotteen lähetys viivästyi.
Huono kommunikointi.	Huono viestintä.
Myyjä ei vastaa kirjeisiin.	Myyjä ei vastaa kirjeisiin.
Vastaanotettu rikki (rikki) tuote (huonossa kunnossa).	Olen vastaanottanut rikkinäisen (hajonneen) tuotteen (huonossa kunnossa).
Myyjä ei vastaa puheluihin.	Myyjä ei vastaa puhelimeen.
Tuote ei ole alkuperäinen. Vastaanotettu väärennös.	Tuote ei ole alkuperäinen. Olen vastaanottanut väärennöksen.
Myyjä pakkaa tavarat huonosti.	Myyjä on pakkaanut tavarat huonosti.
Kuvauksessa ilmoitettu koko ei vastaa vastaanotetun tuotteen kokoa.	Kuvauksessa mainittu koko ei vastaa toimitettavan tuotteen kokoa.
Myy väärennöksiä (väärennöksiä).	Hän myy väärennettyjä tavaroita.
töykeä viestinnässä.	Hän on töykeä.
Peittämätöntä töykeyttä.	Kaljunaamainen töykeyttä.
Myyjä loukkasi minua.	Myyjä suuttui.
Huijari.	Huijari.
En suosittele kauppaa hänen kanssaan.	Suosittelen välttämään häntä.
Myy tuotetta ilman, että sitä olisi varastossa.	Hän myy tavaroita, joita hänellä ei ole.
Tuotetta ei koskaan lähetetty minulle.	Hän ei ole koskaan lähettänyt minulle tuotetta.
Myyjä palautti rahani (osan rahoista).	Myyjä palautti minulle rahat (palautti osan rahoista).
Vastaanotettu tavara on huonossa kunnossa. Revitty (likainen, rikki).	Tuote toimitettu huonossa kunnossa. Se on repeytynyt (likainen, rikki).
Kieltäytyi palauttamasta rahoja.	Hän kieltäytyi palauttamasta rahoja.
Tulli-ilmoituksessa ilmoitettu eri summa kuin oli sovittu.	Tulli-ilmoituksessa hän ilmoitti eri summan kuin oli sovittu.
Lähetti tavarat eri tavalla kuin oli sovittu (halvemmin).	Hän lähetti tavarat eri tavalla kuin oli sovittu (edullisemmin).
Se sai minut mukaan tarpeettomiin kuluihin.	Hän aiheutti minulle ylimääräisiä kuluja.

Tamara Vorotyntseva – koulutusyrityksen "BUSINESS PARTNER" (Moskova) kehitysjohtaja. Harjoitteluvalmentaja, kirjan "Henkilöstön koulutusjärjestelmän rakentaminen" ja julkaisujen kirjoittaja yritysjulkaisuissa Venäjällä, Kazakstanissa ja Ukrainassa. Internet-uutiskirjeen luoja: "Sähköpostin kirjeenvaihto liiketoiminnassa" subscribe.ru-palvelimella! Kirja on käytännöllinen opas liikemiehille, jotka ovat aktiivisesti yhteydessä asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa. Se esittelee työkaluja, jotka auttavat tekemään sähköisestä viestinnästä tehokasta, optimaalista ajallisesti ja tuloksellisesti sekä parhaiten nykyaikaisessa liike-elämässä hyväksyttyjen normien ja sääntöjen mukaista. Kirjoittaja antaa käytännön neuvoja, havainnollistaa havaintojaan tosielämän tapauksilla ja tekee perusteltuja johtopäätöksiä. Kirjan tekstissä on runsaasti tunnistettavia esimerkkejä todellisesta liikekirjeenvaihdosta. Kirjoittaja jakaa havaintojaan, tekniikoitaan ja "temppujaan", jotka voivat vaikuttaa merkittävästi yrityssähköpostin tehokkuuteen ja tehokkuuteen. Jos olet liikemies ja sinun on tärkeää kirjoittaa ripeästi, ytimekkäästi, asiantuntevasti, hyvien liiketapojen sääntöjen mukaisesti, tästä kirjasta tulee luotettava avustajasi.

Kirja:

Kun käsittelet kenttiä "To" ("Vastaanottaja"), "Cc" ("CC"), "Bcc" ("Bcc"), muista, että tämä on tärkeä osa sähköpostia, joka vaikuttaa osallistujien jatkotoimintoihin. kirjeenvaihdossa.

"Kenelle" ("Siitä"). Tämä kenttä sisältää sen vastaanottajan osoitteen, jolle kirje ja sen sisältämät tiedot on suoraan osoitettu. Kirjeen kirjoittaja odottaa vastausta päävastaanottajalta. Jos tähän kenttään on asetettu kaksi vastaanottajaa, kirjeen kirjoittaja odottaa vastausta jokaiselta tai joiltakin heistä (muista tämä, jos nimesi on vastaanottajaluettelossa). Samalla (jos olet lähettäjä) muista, että ei ole kovin suositeltavaa sisällyttää "Vastaanottaja" ("Vastaanottaja") -kenttään useampaa kuin yhtä vastaanottajaa. Usealle vastaanottajalle lähetetty kirje ei välttämättä saa yhtä vastausta, koska kumpikin luulee toisen vastaavan.

Jos kirje on osoitettu sinulle, mutta sisältää kopioita muista vastaanottajista, muista käyttää "Vastaa KAIKKI" -painiketta vastaamisen yhteydessä! Näin voit ylläpitää kirjeenvaihdon aloittajan nimeämää vastaanottajapiiriä.

"Kopioi" ("Cs"). SISÄÄN Syötä tähän kenttään niiden vastaanottajien osoitteet, joiden pitäisi mielestäsi olla tietoisia tätä asiaa koskevasta kirjeenvaihdosta. Nämä vastaanottajat saavat tietoja vain "tiedoksi". Kopion vastaanottajan ei yleensä tarvitse vastata kirjeeseen, mutta hän voi tarvittaessa vastata.

HUOMAUTUS. ON TÄRKEÄÄ!

Jos nimesi on "Cc" ("CC") -kentässä, muista kirjeenvaihdossa, että on tilanteita, joissa on erittäin tärkeää olla kohtelias. Käytä lauseita: "Anna minun osallistua keskusteluun" tai "Anna minun osallistua keskusteluun" tai "Anna minun ilmaista mielipiteeni".

"Piilokopio" ("Piilokopio"). Tämän kentän käyttö on kielletty joissakin yrityksissä, koska se on viestinnän eettisten standardien vastainen työkalu. Tämän kentän tarkoituksena on kutsua vastaanottaja "salaiseksi todistajaksi".

Jos liiketoimintatapasi on käyttää tätä alaa työssäsi, harkitse seuraavaa. Piilokopio-vastaanottaja pysyy näkymättömänä ensisijaiselle vastaanottajalle ja BCC-vastaanottajille. Joskus on hyödyllistä, että lähettäjällä ja "salaisella vastaanottajalla" on ennakkosopimus (tai myöhempi tietoisuus) tämän tiedonantotavan syystä ja tarkoituksesta.

HUOMAUTUS. ON TÄRKEÄÄ!

"Piilotettu" vastaanottaja ei missään nimessä saa ryhtyä kirjeenvaihtoon tästä kentästä.

Sähköpostiviestintä on olennainen osa jokaisen nykyaikaisen toimistotyöntekijän työtä. Ja kirjanpitäjät eivät ole poikkeus. Kuinka käydä kirjeenvaihtoa niin, että liikeviestintä on tuottavaa, emotionaalisesti mukavaa ja erittäin eettistä? Annan lukijoille käytännön neuvoja.

VINKKI 1. Älä laiminlyö henkilökohtaista vetoomusta vastaanottajaan kirjeissäsi

Tekemällä tämän osoitat huomiosi henkilön persoonallisuutta kohtaan. Jos kirje on kirjoitettu tietylle vastaanottajalle, henkilökohtaisen osoitteen puuttuminen näyttää väärältä ja epäkohteliaalta.

Kun kirjoitat yhden ensimmäisistä kirjeistäsi vastaanottajalle, herää usein kysymys: mikä on paras tapa puhua hänelle - yksinkertaisesti hänen etunimellään vai etu- ja isännimellään? Tässä tapauksessa sinun on katsottava, mitä on kirjoitettu allekirjoitukseen, joka päättää henkilön sinulle lähettämän kirjeen. Jos nimi mainitaan siellä (ilman isännimeä), esimerkiksi "Svetlana Kotova", ota sitten minuun yhteyttä nimellä. Ja jos allekirjoitus sanoo "Svetlana Vasilievna Kotova, Trenzor LLC:n pääkirjanpitäjä", sinun on otettava yhteyttä vastaanottajaan vastaavasti. Joka tapauksessa toinen vaihtoehto on erittäin oikea, ja siksi win-win.

En suosittele luottamaan Lähettäjä-kentän tietoihin. Sitähän ei usein alun perin täytä sähköpostiosoitteen omistaja, vaan yrityksen IT-asiantuntija sähköpostin asettamisen yhteydessä.

Muuten, suosittelen vahvasti, että et käytä nimen lyhyttä muotoa, kun puhut liikekumppanille tai asiakkaalle ("Sash" "Sasha" sijaan, "An" eikä "Anya" riippumatta siitä, kuinka demokraattinen kirjoitus on tyylillä ja riippumatta siitä, kuinka vanha kirjeenvaihtosi on. Se, mikä puhutussa puheessa kuulostaa tutulta, näyttää liian yksinkertaiselta kirjoitetussa puheessa.

VINKKI 2. Kiinnitä erityistä huomiota tervehdyksen muotoon

Sinun ei pitäisi käyttää lausetta "Hyvää päivää!". Vaikka sinulla on hyvä tarkoitus sovittaa vastaanottajan aikavyöhyke, tämä lause kuulostaa mauttomalta, sanoisin jopa mautonta. On parempi käyttää neutraaleja vaihtoehtoja: "Hei...", "Hyvää iltapäivää...". Ja tietysti, lisää vastaanottajan nimi tervehdykseen, jos tiedät sen. Itse pidän sitä esimerkiksi paljon miellyttävämpänä kuin kasvottomana "Hei!" tulla henkilökohtaiseksi "Hei, Tamara!".

Muista, että tällä tavalla säästät vastaanottajan aikaa. Loppujen lopuksi hän voi välittömästi arvioida vastaanotetun kirjeen sisällön ja päättää nopeasti sen tärkeydestä ja tärkeydestä.

Aiherivin tulee olla lyhyt, mutta samalla heijastaa tarkasti kirjeenvaihdon aihetta. Esimerkiksi, "Alpha LLC:n sopimus, lasku, asiakirja""Dokumentit" sijaan. Selvennä aihetta, kun käsiteltävän asian näkökohdat muuttuvat. Esimerkiksi, "Yhteistyö Permin kanssa" → "Yhteistyö Permin kanssa. Neuvottelupäivä" → "Yhteistyö Permin kanssa. sopimusluonnos".

Jos näet kirjeenvaihdon aikana, että "Aihe" -kentän vastaanottaja on täyttänyt satunnaisesti tai sitä ei täytetty ollenkaan, ota aloite omiin käsiisi ja kokeile jompaakumpaa kahdesta skenaariosta.

SKENAARIO 1. Kun vastaat, täytä "Aihe" -kenttä itse. Jos vastaanottaja on tarkkaavainen, ehkä tämä riittää jo saamaan kirjeenvaihtosi sopivaan muotoon.

SKENAARIO 2. Jos vastaanottaja jättää edelleen huomioimatta "Aihe"-kentän täyttämisen, kirjoita hänelle kirje, jossa on jotain seuraavanlaista: "Alla, ehdotan, että ilmoitat heti kirjeen aiheen "Aihe" -kenttään. Uskon, että tällä tavalla lisäämme viestintämme tehokkuutta merkittävästi.".

VINKKI 4. Kiinnitä huomiota “To”- ja “Cc”-kenttiin

Sinun on ymmärrettävä selkeästi näiden alojen yleisesti hyväksytty tarkoitus liiketoimintaympäristössä:

• <если>Vastaanottaja-kentässä vain sinä luet - tämä tarkoittaa, että kirjeen lähettäjä odottaa sinulta vastausta kysymykseensä tai pyyntöönsä;
• <если>kentässä on useita vastaanottajia - lähettäjä odottaa vastausta jokaiselta tai joltakin vastaanottajalta. Tässä tapauksessa vastaatessasi tallenna lähettäjän "Vastaa kaikille" -toiminnolla asettama vastaanottajaluettelo (tietenkin, jos et tahallasi halua vastata vain kirjeen kirjoittajalle piilottaen vastauksesi olemuksen muilta kirjeenvaihdon osallistujilta);
• <если>nimesi näkyy "Kopioi"-kentässä - lähettäjä haluaa sinun tietävän kysymyksestä, mutta hän ei odota sinulta vastausta. Tämä tarkoittaa, että sinun ei pitäisi käydä kirjeenvaihtoa tästä aiheesta. Jos päätät silti tehdä tämän, hyvän muodon merkki olisi aloittaa kirje jollakin seuraavista lauseista: "Jos mahdollista, haluaisin osallistua keskusteluun tästä aiheesta...", "Anna minun ilmaista mielipiteeni...".

Mitä tulee BCC-kenttään, se on liiketoimintaetiikan näkökulmasta kiistanalaisin sähköpostityökalu. Joskus se nähdään lähes salaisen havainnoinnin ja tiedon välineenä. Loppujen lopuksi BCC:hen asetetut vastaanottajat eivät näy muille vastaanottajille. Joissakin, yleensä suurissa yrityksissä, jotka ovat erityisen tarkkoja eettisissä asioissa, tämän kentän käyttö yrityskirjeenvaihdossa on ankarasti kiellettyä joukkopostituksia lukuun ottamatta. Mutta useimmissa yrityksissä he käyttävät sitä noudattaen seuraavia sääntöjä:

• Kirjeen lähettäminen "Piilokopio"-kentällä oletetaan, että kirjeen kirjoittaja on ilmoittanut piilotetuille vastaanottajille (tai aikoo tehdä niin) tämän viestin syyn ja tarkoituksen;
• piilotetun vastaanottajan ei tarvitse käydä kirjeenvaihtoa.

Koulutuksissa minulta kysytään usein: onko olemassa yleisesti hyväksyttyjä standardeja, jotka koskevat aikaa, jonka kuluessa asiakkaan tai kollegan kirjeeseen on vastattava? Mutta et voi antaa universaalia vastausta siihen.

Jos puhumme sisäisestä kirjeenvaihdosta, kaiken täällä määrää yrityksen itsensä nopeus ja elämänrytmi. Joissakin yrityksissä yli puolentoista tunnin vastausviivästystä pidetään huonona käytöksenä. Ja jossain vastaus päivän aikana on asioiden järjestyksessä.

Pääsääntöisesti hyväksyttävin vastausaika kirjeeseen on 2-3 tunnin sisällä. Tämä on ns. mukava odotusaika, jolloin lähettäjä odottaa vastausta eikä koe sisäistä epämukavuutta vastaanottajan hiljaisuudesta.

Mutta entä jos vastaanotettuasi ja lukenut kirjeen huomaat, että et voi antaa siihen täyttä vastausta 24 tunnin kuluessa? Ilmoita sitten hyvien tapojen sääntöjen mukaisesti lähettäjälle kirjeen vastaanottamisesta ja siihen vastaamisen arvioinnista. Esimerkiksi: "Hei, Sergei Vasilievich! Sain kirjeesi. Vastaan ​​parin seuraavan päivän sisällä" tai "Andrey, sain kirjeen. Kiitos! Vastatakseni tarvitsen lisätietoja. Yritän vastata viimeistään...".

VINKKI 6. Noudata kirjeessä tiedon esittämisen perussääntöjä

Niitä ei ole montaa:

• kun luet kirjettä, mukavin tilavuus mahtuu "yhdelle näytölle", enintään - A4-sivulle;
• Lähetettävien liitteiden koko ei saa ylittää 3 Mt. Suuremmat tiedostot voivat saada postin jäätyä vastaanottajalle.
• Kun "pakkaat" liitteitä, käytä yleistä zip- tai rar-koodausta. Muut alaliittymät voivat tukkeutua tai katkaista lähetyksen aikana ja aiheuttaa ongelmia vastaanottajalle;
• Älä koskaan aloita vastausta uutena kirjeenä (tallentamatta kirjeenvaihtohistoriaa). Muussa tapauksessa vastaanottaja joutuu tuhlaamaan aikaa alkuperäisen viestin etsimiseen;
• kirjoita kielellä, joka on mahdollisimman ymmärrettävää vastaanottajalle. Monet ihmiset ihmettelevät, onko tarkoituksenmukaista käyttää ammattimaista tai yrityksen sisäistä sanastoa, slangia, lyhenteitä ja anglismeja.

Tästä on päätettävä kussakin tapauksessa erikseen.

Siten yrityksen sisäinen kirjeenvaihto on lähes aina täynnä slangia ja lyhenteitä: ne ovat tuttuja ja ymmärrettäviä kaikille osallistujille ja säästävät aikaa. Mutta sinun on käytettävä niitä huolellisesti kirjeenvaihdossa vastapuolten kanssa.

Käytännössäni oli tällainen tapaus. Kollegani valmisteli materiaalia kustantamolle ja hänen viimeisessä kirjeessään he kirjoittivat hänelle: "Masha, lähetä kaikki materiaalisi mahdollisimman pian". Masha päätti, että tämä oli hänelle tuntemattoman muodon nimitys, johon teksti oli käännettävä. Hän tappoi paljon aikaa, koukulla tai huijauksella, selvittääkseen, kuinka täyttää kustantajan pyyntö. Kuvittele koneen ärsytystä, kun se 2 päivää myöhemmin saa tietää, että salaperäinen "asap" on lyhenne laajalti käytetystä englanninkielisestä sanasta "niin pian kuin mahdollista". Mutta Masha saattoi lähettää materiaaleja puolen tunnin sisällä pyynnön vastaanottamisesta!

VINKKI 7. Lopeta jokainen kirjain allekirjoituslohkolla ja yhteystiedoillasi

Riippumatta siitä, kuinka läheltä tunnet vastaanottajan ja kuinka kauan kirjeenvaihtosi on kestänyt, jokaisen kirjeesi tulee sisältää lohko, joka koostuu allekirjoituksesta ja yhteystiedoista. Tämä on olennainen osa yritysviestinnän kulttuuria.

Lohkon tulee sisältää:

• etu- ja sukunimesi. Lyhenteitä ei tarvitse käyttää. Sijasta "T.L. Vorotyntsev" allekirjoituksessani ilmoitan "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" tai "Tamara Vorotyntseva" jotta vastaanottaja ymmärtää, kuinka minuun voi ottaa yhteyttä vastauskirjeessä;
• sinun asemasi. Tämä antaa vastaanottajalle mahdollisuuden ymmärtää auktoriteetin ja ammatillisen pätevyyden rajat asioiden ratkaisemisessa;
• yhteystiedot (puhelin, sähköposti, yrityksen nimi, verkkosivusto). Näin tarjoat vastaanottajalle mahdollisuuden operatiiviseen lisäviestintään tarvittaessa.

Kaikkeen sanottuun haluan lisätä: sähköpostisi ovat juuri niitä vaatteita, joilla sinua tervehditään. Toisin sanoen liikekirjeen etikettiä noudattamalla teet vastaanottajaan miellyttävimmän vaikutuksen.

Ei kauan sitten törmäsin työmenetelmään, jonka avulla hyökkääjä voi lähettää roskapostia sivustosi puolesta Joomlan palautelomakkeella (yhteyslomake). Tämä ominaisuus ei ole haavoittuvuus, eikä sitä todennäköisesti korjata. Tässä artikkelissa puhun siitä, kuinka tämä tuli mahdolliseksi ja mitä sinun tulee tehdä verkkosivustosi suojaamiseksi.

VakiopalautelomakeJoomla

Joomlassa on melko tehokas ja joustava komponentti nimeltä " Yhteystiedot" Tämä on tavallinen Joomla-komponentti. Se on joka sivustolla, koska... asennettu CMS:n kanssa. Tämän osan avulla voit luoda ja näyttää yhteystietoluokkia, yhteystietoja ja palautelomakkeita verkkosivustolla, jonka avulla voit ottaa yhteyttä tiettyyn yhteyshenkilöön. Yhteyshenkilö on ehdollisesti käyttäjä - sivuston henkilö.

Kirjoitin kerran artikkelin siitä, kuinka voit luoda palautelomakkeen verkkosivustollesi Joomlan tavallisilla työkaluilla. Tämä ohje on edelleen ajankohtainen. Sen avulla voit luoda täysin käyttökelpoisen palautelomakkeen asentamatta kolmannen osapuolen laajennuksia. Roskapostin lähettäminen on mahdollista käytettäessä tätä tiettyä lomaketta sekä tiettyjen olosuhteiden samanaikaisessa yhdistelmässä, joista keskustellaan alla.

Roskapostin lähettäminen sivuston puolesta palautelomakkeellaJoomla

Yllätyt, kuinka yksinkertainen roskapostin lähettäminen sivuston puolesta on löydetty. Jotta tämä olisi mahdollista, palautelomakkeen tulisi näyttää suunnilleen tältä:

Nuo. kahden ehdon on täytyttävä:

1. Lomaketta ei ole suojattu roskapostirobotteja vastaan ​​(reCaptcha tai mikään muu lomakkeen suojausmenetelmä ei ole käytössä)
2. Yhteysasetuksissa on käytössä vaihtoehto "Lähetä kopio kirjeestä lähettäjälle". Sen ansiosta yhteydenottolomakkeeseen ilmestyy vastaava valintaruutu (katso yllä oleva kuva).

Jos ainakin yksi näistä ehdoista ei täyty, ei ole ongelmia. Jos molemmat ehdot täyttyvät, niin, kuten sanotaan, varo käsiäsi:

1. Roskapostibotti löytää yhteydenottolomakkeen. Roskapostisuojaa ei ole - voit käyttää sitä.
2. Roskapostibotti määrittää, että sivusto on Joomlassa ja että käytössä on tavallinen yhteydenottolomake. Yllättäen on olemassa botteja, jotka voivat tehdä tämän täydellisesti.
3. Roskapostirobotti näkee valintaruudun, jolla voit lähettää kopion kirjeestä lähettäjälle.
4. Roskapostibotin korvikkeet kentällä Sähköposti osoite omalta roskapostituslistaltasi, viestikenttä on täynnä roskapostia. Sillä ei ole väliä, miten muut kentät täytetään.
5. Roskaposti lähettää lomakkeen ja toistaa prosessin monta kertaa ja korvaa yhä useampia osoitteita omasta tietokannastaan ​​Sähköposti-kentässä.

Mitä sen seurauksena tapahtuu? Joomla uskoo, että lomakkeen täytti henkilö, joka antoi oikean osoitteensa ja haluaa ottaa yhteyttä sivuston yhteyshenkilöön. Koska kirjeen kopion lähetysruutu on valittuna, kaksi henkilöä vastaanottaa kirjeitä sivustolta: henkilö, jonka osoite on liitetty yhteyshenkilöön, ja henkilö, jonka osoite on kirjoitettu Sähköposti-kenttään.

Siten korvaaminen kentällä Sähköposti eri osoitteisiin, voit lähettää tuhansia viestejä sivustosi puolesta. Kyllä, ehkä yhteyshenkilö näkee tämän, ymmärtää nopeasti, mitä tapahtuu, ja sulkee porsaanreiän, mutta on erittäin suuri todennäköisyys, että näin ei tapahdu.

Tällaisen hyökkäyksen seuraukset sivustolle ja yritykselle voivat olla erittäin epämiellyttäviä, varsinkin kun sivuston mainostamiseen on jo sijoitettu paljon rahaa. Jos verkkotunnuksesi osoitteesta lähetetään roskapostia, ei mielestäni tarvitse selittää, mitä sen vastaanottajat reagoivat.

Kuinka suojautua tältä haavoittuvuudella?

Kuinka suojautua tältä haavoittuvuudella? Perus. Varmista, että jokin yllä kuvatuista ehdoista ei täyty, nimittäin.

Viime kerralla jaoimme kanssasi yritysvirallisten painettujen kirjeiden kirjoittamisen säännöt sekä erilaiset vakiintuneet eettiset standardit.

Kun alamme puhua liikekirjeenvaihdosta, on syytä kiinnittää huomiota siihen, että viime aikoina se on siirtymässä yhä enemmän sähköiseen muotoon. Onhan kommunikoinnin nopeus nykyään yksi onnistuneen yhteistyön olennaisista ominaisuuksista.

Siksi päätin korostaa erillisessä artikkelissa sähköpostin välityksellä tapahtuvaa sähköistä kirjeenvaihtoa koskevia sääntöjä. Ja sitten suljemme liikekirjeenvaihdon kokonaan. Joillakin tavoilla molempien artikkeleiden tiedot voivat olla päällekkäisiä, mutta haluan vain, että jokainen yksittäinen tarkistuslista näyttää täydelliseltä ja täydelliseltä.

Täytä siis yrityssähköpostin 100 kultaista sääntöä:

1. Kehitä yritysmalli yrityksesi tyyliin ja määritä itse yrityskirjeiden tyypit ja muodot - tämä antaa viestillesi muodollisuuden.
2. Yritysmallin leveyden tulee olla 500–650 pikseliä.
3. Muista aina, että sähköpostisi voidaan lukea mobiililaitteella – optimoi yrityksesi malli vastaavasti.
4. Virallisten sähköpostien ei tarvitse olla "luovia.
5. Työskentele yrityksesi sähköpostiosoitteen parissa – ei "kisonka", "bomberman" tai muita lempinimiä.
6. Optimaalisin osoitteen muoto on [sähköposti suojattu].
7. Postiosoitteet, jotka alkavat kirjaimilla info@, ad@, office@, reklama@, inbox@ jne. - eivät herätä paljon luottamusta henkilökohtaiseen liikekirjeenvaihtoon.
8. Noudata sääntöä "yksi kirjain - yksi uutinen".
9. Samoin virallisessa sähköpostissa pitäisi olla vain yksi kohdennettu toiminto.
10. Varmista ennen lähettämistä, että olemassa oleva sähköposti kuuluu tarvitsemallesi henkilölle, ei vastaanottajan yrityksen toiselle työntekijälle.
11. Täytä aina "aiherivi".
12. Yritä pitää sähköpostin aiherivin korkeintaan 50 merkkiä pitkä - tämä varmistaa, että se näkyy kokonaan mobiililaitteissa.
13. Kirjeesi tarkoituksen ja aiheen tulee olla näkyvissä jo "aiheriviä" tarkasteltaessa.
14. Älä käytä yksittäisen sanan aiherivejä ("hei", "kysymys", "vastaus", "tiedot" jne.).
15. Täytä aina esiotsikko.
16. Virallinen kirje (lomake, allekirjoitus, sinetti) voidaan lähettää skannattuna yrityksen postilaatikosta.
17. Jos vastaanottaja odottaa sinulta kirjettä, sinun ei pitäisi uskoa tätä tehtävää alaisensa - ylläpitää viestinnän "tilaa".
18. Valitse hyvin luettava fontti (sähköpostien paras vaihtoehto on 14 pistettä), vältä tekstin katkelmia pienellä kirjasimella - käytä vakiofontteja, älä kokeile.
19. Tervehdi aina sähköpostin vastaanottajaa tekstiviestillä.
20. Virallisen sähköpostin nykyaikaisessa käytännössä epätäydellisten nimien käyttö on sallittua, esimerkiksi "Hei, Julia!" "Hei, Julia!" sijasta Voit myös luopua toisen nimen käytöstä, kun puhut jollekin.
21. Puhu kirjeen vastaanottajalle nimellä, ei vain tervehdyksen aikana.
22. Jos vastaanottajia on useita, älä ota yhteyttä tiettyyn henkilöön, vaan kaikkiin: "herrat", "ystävät", "kumppanit", "kollegat" jne.
23. Tarkista kolminkertaisesti yrityksen nimi, asema ja vastaanottajan koko nimi.
24. Kun otat yhteyttä vastaanottajaan, määritä hänen sukupuolensa tarkasti; "Rakas..."-tyylivaihtoehdon kanssa ei tarvitse pelleillä.
25. Jätä epävirallinen viestintä henkilökohtaiseen kirjeenvaihtoon.
26. Ei olisi väärin mainita kirjeen alussa, missä ja missä olosuhteissa tapasit vastaanottajan.
27. Kevyt kohteliaisuus sähköpostin alussa on vahva liike.
28. Jos vastaanottaja pyysi sinua kirjoittamaan hänelle kirjeen, kerro se hänelle heti alussa.
29. Kun vastaat kirjeeseen, käytä "Vastaa"-vaihtoehtoa, jolloin kirjeen aiheriville tulee "Re:"-etuliite ja kirjeenvaihtohistoria tallennetaan.
30. Sanojen kirjoittaminen isoilla kirjaimilla virallisissa asiakirjoissa on tahditonta toimintaa.
31. Huutomerkki on virallisen liikekirjeen vihollinen.
32. Tietylle henkilölle on tapana puhua sanalla "sinä", jos kirjeellä on useita vastaanottajia, käytä "sinä".
33. Vaikka vastaanottaja olisi hyvä ystäväsi, virallisessa kirjeenvaihdossa ei ole tapana osoittaa "tuttua".
34. Jos kirjeesi on vastaus toiseen kirjeeseen, mainitse tämä heti alussa.
35. Kun vastaat kirjeeseen, kiitä aina lähettäjää, esimerkiksi: "Sergey, kiitos kirjeestäsi."
36. Älä koskaan vastaa tyytymättömästi "tyytymättömään" kirjeeseen, älä vastaa aggressioon aggressiivisesti.
37. Jos kirjeesi tiedot ovat erityisen tärkeitä, merkitse se erityisellä "lipulla".
38. Kukaan ei pidä pitkien kirjeiden lukemisesta; yritä sijoittaa "yhteen näyttöön"; Sähköpostien kirjeenvaihdon sääntöjen mukaan yhdessä kirjeessä voidaan ilmaista koko olemus 6-7 lauseessa.
39. Sähköpostin tulee olla kaksi kertaa pidempi kuin saman kirjeen paperille.
40. Älä kirjoita seuraavilla sävyillä - liian itsevarma, käskevä, anova ja uhkaava.
41. Jos kirjoitat ensimmäistä kylmää sähköpostiviestiäsi tietylle henkilölle, etkä ole vielä tavannut, muista kertoa hänelle, mistä sait kyseisen henkilön osoitteen.
42. Virallisen sähköpostikirjeen klassinen rakenne sisältää kolme elementtiä: lyhyt johdanto-osa (kirjeen syyt ja tarkoitus), pääosa (valituksen olemus ja pääidea), viimeinen osa (ohjeet, päätelmät, pyynnöt, ehdotukset, tiedot halutusta toiminnasta jne.).
43. Kukaan ei kiellä käyttämästä liikekirjeessä alaotsikoita, jotka tuovat selkeästi esiin kirjeen rakenteen.
44. Kirjoita niin, että kappale ei ylitä 3-4 riviä.
45. Käytä leveitä marginaaleja, älä liikaa tilaa rivien välissä ja tyhjää riviä kappaleiden väliin.
46. Yhden rivin pituuden tulee olla 60-80 merkkiä.
47. Kohdista yritysmallisi näytön keskelle.
48. Sijoita luettelot numeroituihin ja luettelomerkittyihin luetteloihin.
49. Sähköpostissa luetteloiden kohteiden lukumäärän tulee olla 3-7 paikkaa.
50. Älä käytä Internet-slangia (kuten "Hyvää päivää") äläkä koristele kirjettä hymiöillä.
51. Yrityssähköpostissa ei ole sijaa ammattislangille, suositulle slangille, anekdooteille (sekä muulle huumorille), aforismeille, sananlaskuille ja jopa metaforille.
52. Älä käytä vierasperäisiä sanoja - korvaa ne venäläisillä synonyymeillä.
53. Ole varovainen lyhenteiden ja lyhenteiden kanssa - lukijan on ymmärrettävä ne.
54. Sähköposti on osoitus lyhyydestäsi. Siksi, jos mietit, laitetaanko pilkku vai piste, aseta etusijalle piste.
55. Korosta tekstin tärkeä idea lihavoitulla fontilla - älä vain käytä sitä liikaa.
56. Älä alleviivaa sanoja - lukija voi sekoittaa ne linkillä.
57. Vastauskirjeessä suositellaan ensimmäisen kirjaimen sanaston käyttöä.
58. Passiivinen (passiivinen) ääni soveltuu vain hyvin muodolliseen kirjeenvaihtoon; jos kirjeen tyylin pitäisi rakentaa uskollisuutta ja välittää kiinnostusta, käytä aktiivista ääntä (aktiivista).
59. Kun vastaat tiettyyn kirjeeseen, voit lainata lähettäjää - tämä antaa hänelle mahdollisuuden muistaa tarvitsemasi kohdat.
60. Älä koskaan sisällytä sähköpostiin arkaluontoisia tai luottamuksellisia tietoja - koska tekstisi voi vahingossa päätyä "väärän henkilön" käsiin.
61. Sähköpostikirjeissä on tapana käyttää kolmea esitystapaa - erityisestä yleiseen, yleisestä erityiseen ja tietojen esittämiseen kronologisessa järjestyksessä.
62. Muista, että on parempi liittää kuvia sen sijaan, että käytät niitä kirjeen tekstiosassa, koska vastaanottaja voi poistaa ne käytöstä. jos käytetään mallia, kirjaimen tulee olla luettavissa, vaikka kuvien näyttäminen ei ole käytössä.
63. Vältä taustakuvia; sähköpostiohjelmat estävät ne usein.
64. Älä muuta kirjettäsi "Murzilkaksi"; sinun ei tarvitse hemmotella värillisiä fontteja.
65. Visuaalisesti kirjekuviossa saa olla enintään kolme pääväriä.
66. Vähennä erilaisten graafisten erikoistehosteiden (varjot, hehkut, liukuvärit jne.) käyttöä minimiin.
67. Käytä tuttua sinistä väriä linkin näyttämiseen ja näyttämiseen.
68. Päälinkkien tulee olla kirjeen vasemmalla puolella, jotta puhelimesta kirjettä lukeva oikeakätinen (oikeassa kädessään) voi napsauttaa niitä helposti.
69. Sähköpostin viimeiseen osaan on tapana sisällyttää tiedot jatkotoimista.
70. Älä käytä loppuvaiheessa sanoja ja lauseita, joita voidaan pitää manipuloinnina ("toivomme molempia osapuolia hyödyttävää yhteistyötä", "kiitos etukäteen vastauksestasi", "odotamme vastauskirjettäsi" jne.).
71. Jos sinun on lähetettävä tekstillisesti iso kirje, on parempi jakaa se kahteen osaan ja tehdä ensimmäisen osan tekstissä ilmoitus siitä, mitä vastaanottajaa odottaa seuraavassa kirjeessä.
72. Postscriptiä ei kannata käyttää yrityssähköpostissa.
73. Ilmoita kirjeen lopussa (eli "allekirjoituksessa") yhteystietosi - ja anna tiedot, joihin voit vastata erittäin nopeasti ilman sihteereitä.
74. Ei ole suositeltavaa ilmoittaa useita puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita, vaan jätä vain ne yhteystiedot, joihin vastaat välittömästi.
75. On suositeltavaa aloittaa allekirjoitus mallipohjaisilla, mutta kohteliailla lauseilla "Kunnioituksella" tai "Vilpittömästi toivoen"; "Ystävällisin terveisin" tyylisiä vaihtoehtoja liikekirjeenvaihdossa ei voida hyväksyä.
76. Valokuvan lisääminen allekirjoitukseesi kertoo avoimuudestasi, valitse vain hyvät kuvat, "passin mestariteokset" eivät kiinnosta ketään.
77. Tarkista huolellisesti kirjeen teksti virheiden ja kirjoitusvirheiden varalta.
78. Ei ole suositeltavaa sisällyttää sähköpostin tekstiosaan tietoja, jotka voidaan sisällyttää liitteisiin.
79. Jos sähköpostiisi on liitteitä, muista mainita ne pääsähköpostin tekstiosassa ja kertoa, mitä tietoja siinä on.
80. Älä lähetä tiedostoja ilman saatekirjettä.
81. Kirjeen tekstin tulee sisältää tiedot jokaisesta sovelluksesta - lyhyt ja selkeä selitys.
82. Liitteen tiedostonimen on vastattava pääkirjaimessa olevaa nimeä.
83. Jos kirjeen liite on suurikokoinen, älä ylikuormita vastaanottajan palvelinta, vaan lähetä kirjekenttään linkki tiedoston lataamiseen.
84. Sovelluksia, joissa on .exe-laajennus (tai muita "ohjelmistomuotoja)" ei tarvitse lähettää sähköpostitse.
85. Liikeetiketin sääntöjen mukaan sähköpostia ei ole tapana lähettää viikonloppuisin ja pyhäpäivinä, maanantain alkupuolella tai perjantain lounaan jälkeen.
86. Vastaa sähköposteihin nopeasti – yritysympäristössä on tapana vastata 3 tunnin sisällä, enintään vuorokauden sisällä.
87. Vastaa kirjeisiin yksityiskohtaisesti - tämä osoittaa erittäin hyvin erinomaisia ​​​​liiketoiminnallisia ominaisuuksiasi.
88. Vaikka lähettäjä kysyisi kirjeessä kysymyksen, joka vaatii "kyllä" tai "ei"-vastauksen, virallisessa kirjeenvaihdossa on tapana ilmoittaa päätöksen syy.
89. Etiketin sääntöjen mukaan jos yhdestä kirjeestä kehittyy kirjeenvaihto, sen suorittaa viestinnän aloittanut henkilö.
90. Jos sinulla ja vastaanottajalla on kokonainen kirjeenvaihto eri aiheista, vastaa haluttuun kirjeeseen tietyn keskustelun mukaisesti.
91. Jos vastaat useisiin kysymyksiin kirjeessä, kopioi tai lainaa kysymys ja vastaa sitten siihen.
92. Ennen kuin lähetät vastauskirjeen, varmista, että olet vastannut kaikkiin esitettyihin kysymyksiin.
93. Älä koskaan hylkää ankaraa muotoa, vaan pehmennä vaikutusta.
94. Jos menet lomalle, älä unohda määrittää sähköpostiohjelmassasi automaattista vastausta poissa ollessasi. Samalla ilmoita tällaisessa kirjeessä sinua korvaavan henkilön yhteystiedot (edellyttäen, että hän on valtuutettu ratkaisemaan tarvittavat asiat).
95. Yritä lähettää kaikki tarvittavat tiedot keskusteluaiheesta yhdessä kirjeessä; ei ole kovin hyvä, kun vastaanottaja näkee muutaman minuutin välein toisen kirjeen sinulta, joka alkaa lauseella, esimerkiksi: "Anteeksi, unohdin sanoa...".
96. Ilmoita lähettäjälle, että olet vastaanottanut hänen kirjeensä, ja kerro myös hänelle, milloin odottaa vastaustasi - tämä on hyvä taktiikka, joka rakastaa sinua välittömästi keskustelukumppanillesi.
97. Älä käytä automaattisesti määritettyjä ilmoituksia, kun saat sähköpostin. Silti kirjeenvaihto on henkilökohtainen asia, ja kirje "Kirjeesi on vastaanotettu, vastaan ​​mahdollisimman pian" puhuu stereotypioista ja on täysin vailla erityispiirteitä.
98. Älä jaa sähköpostissa jonkun toisen tietoja mainitsematta lähdettä.
99. Älä koskaan anna toisen henkilön sähköpostiosoitetta ilman lupaa ja varoitusta.
100. Jos ajan mittaan huomaat tai saat selville, että lähetit kirjeen, jossa on epätarkkoja, vanhentuneita tai epäluotettavia tietoja, lähetä jatkokirje uudella kirjeellä, pyydä anteeksi ja anna nykyiset oikeat tiedot.

Ja lopuksi tuo esiin sähköpostit, jotka olet saanut muilta ihmisiltä (yrityksiltä). Tutki niitä ja kiinnitä huomiota hetkiin, jotka henkilökohtaisesti aiheuttivat suuttumusta. Yritä olla käyttämättä tällaista karheutta kirjeissäsi.

Kun julkaiset tämän artikkelin uudelleen, anna linkki alkuperäiseen lähteeseen. Tämä on virallinen asiakirjamme sähköisessä muodossa. Jos hän esiintyy puolestasi "yksi yhteen" (yrityksen nimi, yhteisö jne.) - mieti, millaisen vaikutelman hän sitten muodostaa sinusta...

Haluamme, että uudet sähköpostisi luovat vahvan vaikutelman ja herättävät luottamusta.

Ja kyllä, jos yrityksesi tarvitsee sähköpostikirjepaketin virallista kirjeenvaihtoa varten (pyynnöt, ilmoitukset, ilmoitukset jne.) - olemme valmiita valmistelemaan sen sinulle korkeimmalla ja vakavimmalla tasolla. Ne voidaan lähettää turvallisesti jopa presidentille.

P.S. Denis Kaplunov -studio - jaoimme jälleen "temppumme".